Цифровизация внутренних процессов в Удмуртской Республике началась более 10 лет назад. В основу инфраструктуры заложен пул решений Directum: информационные системы используются для электронного документооборота государственных органов, оказания государственных и муниципальных услуг и пр.
Правительство УР совместно с Министерством информатизации и связи УР продолжает развивать возможности информационных систем. В 2022 году стартовал проект внедрения интеллектуальных сервисов Directum Ario для обработки входящей корреспонденции.
Предпосылки внедрения интеллектуальных сервисов
В АГиП УР ежегодно поступает около 46 000 писем. На ручную обработку одного входящего документа делопроизводитель затрачивает в среднем 20 минут:
- 14 минут уходит на сортировку почты, проверку дублей, вычитку и заполнение регистрационно-контрольной карточки (РКК);
- еще 6 минут занимают подготовка и согласование проекта резолюции.
Далее проект резолюции направляется на рассмотрение Главе республики или Председателю Правительства.
Цель и задачи проекта
Основная цель – сократить трудозатраты делопроизводителей на обработку входящей корреспонденции с 20 до 5 минут, что позволит сконцентрироваться на других задачах.
Цель достигается за счет подключения интеллектуальных инструментов Directum Ario к нескольким этапам процесса:
- проверке входящих писем на дубли;
- заполнению реквизитов и регистрации РКК;
- формированию шаблона текста проекта резолюции на основе исторических данных и заполненных реквизитов РКК;
- определению ответственного исполнителя.
В результате удалось оптимизировать регламент обработки входящего письма и сократить время обработки входящих документов.
Как выглядит процесс с подключением Directum Ario
Механизмы искусственного интеллекта могут участвовать сразу в нескольких этапах обработки корреспонденции:
- заполнять реквизиты РКК входящих писем;
- заполнять шаблон проекта поручения;
- определять исполнителя по входящему письму;
- проверять на дубли входящие письма.
После обработки документа с использованием механизмов искусственного интеллекта делопроизводителю остается только верифицировать заполненную РКК и отправить на рассмотрение руководителю. Шаблон текста проекта поручения при этом сформируется автоматически.
Показатели эффективности
- 80% – корректность автоматического заполнения реквизитов РКК входящих писем, поступающих по электронной почте и в бумажном виде;
- 91% – корректность автоматического заполнения шаблона текста содержания проекта поручения;
- 67% – корректность автоматического определения исполнителя при формировании проекта резолюции.
В Правительстве УР планируют масштабировать опыт интеллектуальной обработки на другие органы исполнительной власти республики и подведомственные организации.