Работы по внедрению автоматизированной информационной системы документооборота и делопроизводства (АИС ДД), созданной на основе системы электронного документооборота CompanyMedia (разработчик — компания «ИнтерТраст»), начались в 2003 году в рамках утвержденного «Плана реализации приоритетных проектов по информатизации органов исполнительной власти Самарской области на 2003-2005 гг.».
Основными задачами проекта были: увеличение скорости создания, согласования и распространения управленческих документов, налаживание оперативного взаимодействия сотрудников органов исполнительной власти, обеспечение строгого контроля исполнения постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства Самарской области.
Система была внедрена в 2003 году. В дальнейшем она активно развивалась и совершенствовалась: подключались новые пользователи, развивался функционал АИС ДД. Так, если в 2004 году в системе работали 122 сотрудника, то в 2007 их количество превысило 500 человек.
К началу декабря 2009 года к АИС ДД CompanyMedia были подключены рабочие места большинства руководителей и исполнителей 24 ведомств Правительства Самарской области — 850 пользователей системы.
Сегодня в системе осуществляется регистрация, согласование, распространение, хранение документов, выдача и исполнение поручений по ним. За 2008 год в системе было обработано 13 299 договоров, 198 365 входящих, 30 207 исходящих, 12 928 организационно-распорядительных, 158 232 внутренних документов. В 2009 году объем обрабатываемой и хранимой информации значительно увеличился.
В рамках проекта в 24 ведомствах Правительства была произведена замена унаследованных журналов регистрации документов на полнофункциональные рабочие места документоведов в АИС ДД, регистрация и контроль исполнения документов в управлениях делами и секретариатах переведены полностью в электронный вид.
Внедрение и использование автоматизированной информационной системы документооборота и делопроизводства позволило:
• повысить уровень контроля за исполнением документов и решений руководителей;
• ускорить обмен информацией внутри организации;
• повысить уровень информирования заинтересованных лиц (руководителей, исполнителей) о наличии управленческих документов;
• повысить уровень контроля за работой подотчетных сотрудников;
• улучшить контроль за прохождением документов в ведомствах;
• повысить оперативность поиска сотрудниками нужного документа;
• наладить систему напоминаний пользователям о выданных заданиях;
• наладить, упростить и ускорить процедуру подготовки отчетов по исполнительской дисциплине;
• наладить защиту и разграничение доступа к информации;
• обеспечить оперативное взаимодействие органов власти друг с другом путем создания единого для них контура документооборота на базе одной информационной системы.
Автоматизация документооборота и делопроизводства с помощью АИС ДД CompanyMedia позволила создать условия и возможности для ухода от бумажного документооборота и предоставления госуслуг в электронном виде согласно ФЦП «Электронное правительство».
«Проект по внедрению АИС ДД в органах исполнительной власти Самарской области, по сути, явился первым межведомственным проектом Правительства, вживую затрагивающим общие информационные потоки. Именно наличие централизованной системы документооборота позволило говорить о наличии инфраструктурного базиса для создания регионального электронного правительства», - отмечает Андрей Измалкин, генеральный директор ООО «ПрофИС».
