Отличительной особенностью проекта является территориальная удаленность заказчика: все работы связанные с внедрением, обучением и администрированием проводились на расстоянии 7000 километров. Тем не менее, это не создавало сложностей: "Большую помощь оказали специалисты отдела информационных технологий и внутреннего обеспечения технического отдела РИА. Они не только обеспечили бесперебойный доступ к серверам, но и активно консультировали пользователей на этапе опытной эксплуатации. Таким образом, все первоначально поставленные цели были достигнуты в соответствующие сроки" - рассказывает Евгений Бармин, руководитель проекта, ООО "Программные Технологии".
Основными пользователями системы являются 47 человек: директорат, главные специалисты, начальники управлений и отделов, а также помощники указанных руководителей, ответственные за делопроизводство.
В ходе внедрения были решены следующие задачи:
- обеспечен бесперебойный доступ к архиву электронных документов;
- ускорена обработка документов;
- реализованы функции контроля над своевременным исполнением поручений по документам;
- предоставлены удобные средства оперативного контроля организационно-распорядительных процессов;
Чтобы достигнуть поставленных целей проект был дополнен модулями, которые не были предусмотрены в техническом задании. "При начальном планировании системы мы рисовали для себя общую картину, но при переходе к частным деталям потребовалось учитывать дополнительные факторы" - поясняет Максим Колоцай, руководитель проекта со стороны заказчика. Таким образом, была усовершенствована система доставки документов, а именно - автоматическое формирование отчетов, которые позволяют анализировать загруженность курьеров и объем доставляемой корреспонденции.
При вводе системы в опытную эксплуатацию заказчик предпочел перевести всех пользователей на новую систему, оставив бумажный документооборот в прошлом. Обучение, проведенное ООО "Программные Технологии", помогло сотрудникам адаптироваться и начать повседневную работу с DocsVision.
"Поводя итог нашему проекту, хочется выделить несколько преимуществ, ощутимых уже сейчас. Это, прежде всего, удобное управление жизненным циклом документов и их эффективный поиск. Работа с системой повышает исполнительность сотрудников - каждое задание сопровождается соответствующей карточкой, можно проконтролировать не только его выполнение, но и доставку поручения до адресата" - рассказывает Максим Колоцай.
Внедрение прокомментировал Роман Некрасов, первый заместитель генерального директора Республиканского Ипотечного Агентства: "С помощью системы нам удалось обеспечить более прозрачный контроль над исполнением подчиненных заданий; возможность обсуждать, корректировать и самое главное - фиксировать задания в ходе исполнения. Мы считаем, что процесс прохождения в электронном виде документов внутри предприятия - это уже сама по себе оптимизация документооборота. В ближайшей перспективе мы видим сокращение затрат, таких как: сокращение сроков исполнения бизнес-процессов, уменьшение канцелярских расходов, уменьшение трудозатрат, и, соответственно, увеличение производительности труда, рост личной и коллективной ответственности".
"Проект, связанный с удаленным администрированием и настройкой, для нашей компании далеко не первый. Республиканское ипотечное агентство отличается от других заказчиков тем, что все переговоры и работы, начиная с коммерческого предложения и заканчивая передачей в промышленную эксплуатацию, проходили без личных встреч с интегратором, что говорит о высокой степени доверия со стороны заказчика. Проект в РИА является показательным для наших клиентов. Основной задачей многих является стремление связать удаленные филиалы в единую сеть, и лучше когда за внедрение отвечает один и тот же партнер. Имея за спиной успешный опыт ведения удаленных проектов, мы будем его развивать и применять в своей дальнейшей работе" - комментирует Наталья Черкашина, руководитель продаж СЭД, "Программные Технологии".