Directum в "Проминтел Групп": автоматизация бизнес-процессов на основе передовых технологий

"Проминтел Групп" – активно развивающаяся организация со сложной структурой. В состав холдинга входят: ЗАО «Проминтел-Агро» – эксклюзивный дилер сельхозтехники марок CLAAS, MacDon, Grimme, Amazone; ЗАО «Надежные Машины» – поставщик дорожной и строительной техники TEREX, AMMANN, Genie; ЗАО «Проминтел-Авто» – официальный дилер концерна Scania и другие компании.

В ходе развития организации в ее структуре выделяются новые подразделения, к сотрудничеству с ней подключается все больше партнеров. В то же время усложняются внутренний документооборот и управление взаимодействием как между предприятиями холдинга, так и внутри них. В связи с этим руководство группы компаний приняло решение об автоматизации документооборота и приступило к ознакомлению с рынком современных ECM–систем.

Рабочая группа, сформированная из специалистов проектного отдела и ключевых бизнес–пользователей "Проминтел Групп", остановила свой выбор на системе электронного документооборота и управления взаимодействием Directum, представленной компанией "Комплексные Технологии". На решение руководства холдинга повлияли богатый функционал системы и наличие у поставщика проработанной технологии внедрения, апробированной в ходе реализации множества проектов.

Внедрение Directum 4.6.1 в "Проминтел Групп" было начато в декабре 2010 специалистами компании "Комплексные Технологии" совместно с рабочей группой, предоставленной заказчиком. Весь процесс внедрения занял 4 месяца.

На первоначальном этапе реализации проекта (декабрь – середина января 2010 г.) силами консультантов компании "Комплексные Технологии" проводилось обследование предприятия, разрабатывались и согласовались проектные решения, проходило обучение членов рабочей группы. Рабочая группа в свою очередь обучала рядовых пользователей (середина-конец февраля 2010).

В период с конца февраля по конец марта были внедрены базовые модули Directum, а также модули "Канцелярия", "Управление договорами" и "Управление совещаниями". Осуществлялась автоматизация конкретных задач, затрагивающих следующие участки бизнеса:

весь комплекс задач и процессов, связанных с договорной работой (преддоговорная работа, утверждение шаблонов типовых договоров, создание, согласование и исполнение договорных документов);
регистрация входящей/исходящей корреспонденции, исполнение поручений по регистрационно-контрольным карточкам;
вся работа по организационно-распорядительной документации;
организация и проведение совещаний, а также контроль исполнения решений, принятых в ходе совещаний.

На данный момент в системе работает одновременно 50 человек, в целом же автоматизацией охвачено порядка 100 сотрудников, из них 7 директоров.

Усовершенствовать управление процессами учета и обмена данными на предприятии призван ряд технических новшеств. В частности, руководство группы компаний перешло на использование в своей повседневной практике компьютеров последнего поколения – интернет-планшетов iPAD, подключенных к системе с помощью веб-доступа. Благодаря этому оно получило возможность контролировать документооборот и процессы взаимодействия на предприятиях, находясь в командировках, за границей. Так, в режиме веб-доступа руководитель может согласовывать документы и формировать задачи для сотрудников. Документы бумажного архива теперь заводятся в систему с помощью поточного сканера, что существенно ускоряет процесс их регистрации.

Руководство холдинга отмечает ощутимый эффект от нововведений – повысилась скорость согласования документов, прозрачность каждого этапа работы с ними. Система Directum явилась хорошим инструментом для структуризации и контроля управленческих процессов, повышения уровня исполнительской дисциплины. Максимально сократилось хождение бумажных документов.

На лето 2011 года запланирован второй этап расширения функционала системы – автоматизация согласования счетов на оплату. В настоящее время идут подготовительные работы – разработка технического задания.

В течение летне-осеннего периода текущего года планируется переход предприятий холдинга на версию Directum 4.7.